Migration von einem anderen E-Mail Provider
Achtung: Dieser Leitfaden ist ausschließlich für technisches Personal gedacht!
Inhaltsverzeichnis:
- Vorbereitung Ihrer Domain (TTL)
- Vorbereitung Ihrer Domain (SPF, DKIM, DMARC)
- Anlegen der Postfächer
- Anpassung des MX Eintrags
- Export der alten Exchange Postfächer
- Export der "autocomplete" Einträge
- Anpassung Autodiscover
- Autodiscover bei onPremise/SBS
- Löschen alter Outlook Zugangsdaten
- Neues Outlook Profil
- Import der alten Postfächer
- Fertig
- Nacharbeiten
- Nachwehen
Leitfaden für die Migration von einen anderen E-Mail Anbieter zu Managed-Office
Wenn Sie bereits ein E-Mail von einen anderen genutzt haben und zu Managed-Office wechseln möchten, folgen Sie bitte folgenden Leitfaden. Bei Fragen steht Ihnen unser Support Team jederzeit per E-Mail und Telefon zur Verfügung. Bitte informieren Sie uns über den Zeitpunkt der geplanten Migration, um Ihnen auch außerhalb unserer Geschäftszeiten schnellen und unkomplizierten Support bieten zu können.
Vorbereitung Ihrer Domain (TTL)
Prüfen Sie einige Tage vor der Migration die TTL ("time to live") Einstellungen Ihrer Domain und stellen Sie zumindest folgende DNS Einträge auf eine TTL von 3600 Sekunden ein.
- autodiscover
- mx
Eine hohe TTL (zB von 24h) kann die Umstellung des MX Eintrages unnötig verzögern.
Vorbereitung Ihrer Domain (SPF, DKIM, DMARC)
SPF, DKIM und DMARC helfen zum Schutz vor Spam, erhöhen Ihren E-Mail Reputation und helfen bei der Verhindung von Sender spoofing.
DKIM/DMARC:
Sollten Sie DKIM und DMARC verwenden, müssen diesen im Rahmen der Migration modifiziert werden, da sonst Ihre E-Mails bei Emfpänger abgewiesen werden, bzw. im Spam landen. Neue DKIM Keys können Sie bequem online über den Managed-Office Spamfilter setzen. Details dazu finden Sie hier: https://www.managed-office.at/wissensdatenbank/item/dkim-fuer-ausgehende-e-mails-aktivieren
SPF:
Verwenden Sie SPF, müssen im Rahmen der Migration folgende Einträge in die SPF Konfiguration hinzufügt werden:
include:_spf.managed-office.at
Sollten Sie bis dato kein SPF verwenden, können Sie folgen Eintrag neu erstellen:
@ IN TXT "v=spf1 include:_spf.managed-office.at -all"
Bitte erweitern Sie Eintrag mit den Records Ihrers Webservers oder Newsletter Systems (udgl.) um auch E-Mails von diesen Systemen versenden zu können.
Anlegen der Postfächer
Als nächten Schritt sollten Sie schon vorab Ihre neuen Postfächer im Managed-Office Administrationspanel anlegen. Die Zugangsdaten dafür erhalten Sie nach Vertragsunterzeichnung.
Anleitungen zum Panel finden Sie hier: https://www.managed-office.at/wissensdatenbank/category/administrationsoberflaeche
Umstellung des MX Eintrags
Der wichtigste Punkt ist die Umstellung des MX Eintrages. Der MX Eintrag zeigt immer auf den Mailserver, der Ihre E-Mails verwaltet.
Sobald der MX auf Managed-Office zeigt, werden Mails zu unserem E-Mail Server umgeleitet. Es empfielt sich diese Umstellung nach Geschäftsschluss zu machen, da die Umstellung erst auf alle DNS Server weltweit repliziert werden muss. Dies kann auch bei niedrigen TTL von 3600 Sekunden mehrere Stunden in Anspruch nehmen.
Eine Übersicht aller notwendigen DNS Einträge finden Sie hier:
DNS Einstellungen für Exchange: https://www.managed-office.at/wissensdatenbank/item/dns-einstellungen-exchange
DNS Einstellungen für Exchange (für Split-Domain): https://www.managed-office.at/wissensdatenbank/item/dns-einstellungen-exchange-splitdomain
Sie können nach der Umstellung über das Managed-Office Webmail (https://mail.managed-office.at) prüfen, ob schon neue E-Mails ins neue Exchange System eintreffen.
Export der alten Exchange Postfächer
Warten Sie nach der Umstellung des MX Eintrages zumindest 2-3h bevor Sie mit folgenden Schritten beginnen. So wird sichergestellt dass keine E-Mails mehr ins alte System ausgeliefert werden!
Manueller Export:
Exportieren Sie nun Ihre E-Mail Postfach in eine PST Datei, wie in folgender Anleitung beschrieben:
https://www.managed-office.at/wissensdatenbank/item/exchange-postfach-export
Automatisierter Export/Import:
Gerne übernehmen wir die Migration Ihrer Postfächer automatisiert, dabei sind folgende Voraussetzungen zu beachten:
- Migration von einem anderen Hosted Exchange Anbieter: Erfolgt komplett über EWS (Exchange Web Services).
- Migration von einem on Premise Exchange Server: Möglich, sofern EWS über das Internet erreichbar ist.
- Migration von einem IMAP Server: E-Mails können automatisiert übernommen werden, Kalender/Kontakte/etc müssen manuell migriert werden.
- Migration über Active Sync: Dies ist ebenfalls möglich, allerdings können hier nur E-Mail Elemente migriert werden.
Migration großer onPremise Installationen:
Sollten Sie die Migration selbst durchführen wollen und haben Sie eine große Anzahl von Postfächer zu migrieren, empfehlen wir folgendes (kostenpflichtiges) Tool: https://www.nucleustechnologies.com/exchange-migration/
Export der "autocomplete" Einträge
Beim PST Export werden keine autocomplete Einträge exportiert. Diese müssen händisch exportiert und dananch wieder importiert werden.
Für die den einfachen Import / Export empfehlen wir das Tool NK2Edit von NIRSoft:
https://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html
Bitte beachten Sie das es sich hier um das Tool eines Drittherstellers handelt, und wir keinerlei Haftung bei Verwendung dieses Tools übernehmen können!
Anpassung Autodiscover
Nachdem alle Postfächer erfolgreich exportiert wurden, können Sie den autodiscover Eintrag Ihrer Domain löschen und neu anlegen:
TYP: CNAME (keinen A Record anlegen!)
Name: autodiscover
Ziel: autodiscover-r.managed-office.at
Innerhalb einer Stunde sollte der autodiscover Eintrag Ihrer Domain auf managed-office verweisen. Prüfen Sie dies indem Sie einen "ping" Befehl auf autodiscover.ihredomain.xx absetzen und als Antwort "autodiscover-r.managed-office.at" bekommen. Sollte der autodiscover Eintrag nach einer Stunde noch immer auf den alten Eintrag zeigen, starten Sie Ihren Router/Firewall/Server, sowie Ihren PC neu, um so den etwaigen lokalen DNS Cache zu löschen.
Wichtig: Fahren Sie erst mit den nächsten Punkt fort, wenn der autodiscover Eintrag richtig funktioniert, Sie können sonst kein neues Exchange Konto hinzufügen!
Wichtig bei Migrationen von anderen hosted-Exchange Anbietern: Nach Abschluss dieses Schritts werden Sie in Kürze nicht mehr online auf das Exchange Postfach Ihres alten Anbieters zugreifen können.
Autodiscover bei onPremise/ internen Exchange Servern / Windows 2003,2008 und 2011 Small Business Servern (SBS)
Da speziell bei SBS Setups das AD stark mit dem SBS verdrahtet ist, und der gesetzte CNAME Eintrag damit ignoriert wird, ist es notwendig die autodiscover URL am alten SBS zurückzusetzen, sowie das Service Connection Point SCP für Exchange. Alternativ kann man auch den IIS am alten SBS abdrehen, sofern nicht mehr benötigt.
Bitte führen Sie vor den beschriebenen Änderungen unbedingt eine Datensicherung durch! Folgende Änderungen sind ohne Gewähr!
In der Exchange Shell des alten Exchange/SBS Server zuerst mal die Autodiscover URL notieren:
Get-AutodiscoverVirtualDirectory | fl Name, Server, InternalUrl, Identity
Dann die URL auf null setzen: Set-ClientAccessServer -Identity “SERVERNAME” -AutoDiscoverServiceInternalUri $NULL
Sicherheitshalber nun ein “iisreset” in der powershell durchführen.
Nun wird der SCP entfernt:
Exchange 2010/2013: Get-ClientAccessServer | Set-ClientAccessServer -AutoDiscoverServiceInternalUri $Null
Exchange 2016: Get-ClientAccessService | Set-ClientAccessService -AutoDiscoverServiceInternalUri $Null
Zusätzlich sollte geprüft werden, ob es nicht noch alte, am internen DNS Einträge bzgl. autodiscover gibt und diese ggfalls löschen.
Alternativ können Sie via Registry Einträge Outlook dazu bringen, nur die "HTTP redirect method" zu verwenden.
Details hier: https://support.microsoft.com/en-us/help/2212902/unexpected-autodiscover-behavior-when-you-have-registry-settings-under
Löschen alter Outlook Zugangsdaten
Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn Sie bereits Exchange eines anderen Anbietersn im Einsatz haben/hatten.
Outlook speichert die Zugangsdaten für Exchange Konten im Windows Benutzerprofil.
Diese Zugangsdaten sollten vor der Installation des neuen Exchange Kontos unbedingt gelöscht werden!
Öffnen Sie die klassische Systemsteuerung, klicken Sie auf den Punkt "Anmeldeinformationen", danach klicken Sie auf "Windows Anmeldeinformationen". Zur Sicherheit sollten Sie nun den Punkt "Anmeldedaten sichern" anklicken um eine Kopie des IST Zustands zu sichern.
Danach entfernen Sie alle Einträge die mit Ihrer E-Mail Adresse oder Ihren Provider zu tun haben.
Neues Outlook Profil
Erstellen Sie unbedingt ein neues Outlook Profil und vermeiden Sie das löschen des alten Postfaches und hinzufügen des neuen Exchange Postfaches innerhalb des gleichen Profils!
Öffnen Sie die klassische Systemsteuerung, klicken Sie auf den Punkt "Mail (Microsoft Outlook"). Klicken Sie nun auf "Profile anzeigen", fügen Sie ein neues Profil hinzu. Innerhalb des neuen Profils können Sie nun das neue Exchange E-Mail Konto einrichten.
Das neue E-Mail Konto sollte sich nun in wenigen Schritten einrichten lassen und sofort funktionstüchtig sein.
Import der alten Postfachdaten
Nun ist es an der Zeit die zuvor gesicherte PST Datei wieder einzuspielen.
Öffnen Sie Outlook mit den neuen Profil und importieren Sie über die Import Funktion von Outlook die alte PST Datei ("Datei" - "Öffnen" - "Importieren"). Outlook wird nun alle Ihre Ordner auf den Managed-Office Exchange Server hochladen. Dies kann je nach Geschwindigkeit Ihrer Internet Leitung, sowie der Postfachgrößere mehrere Stunden in Anspruch nehmen.
Eine detailierte Anleitung finden Sie hier: https://www.managed-office.at/wissensdatenbank/item/exchange-postfach-import
Achtung: Beim Import werden große Datenmengen übertragen, beachten Sie dies bitte, falls Sie eine Internetleitung mit limierten Transfervolumen haben!
Best Pratice: Öffnen Sie vor dem eigentlichen Import die PST Datei direkt, ohne zu importieren. Löschen in der PST Datei unnötige Ordner (zB "Junk-E-Mail", "RSS-Feeds" udgl), entleeren Sie die gelöschten Objekte und benennen Sie den Ordner "Gesendete Objekte" in "Gesendete Elemente" um.
Im letzten Schritt senden Sie noch eine Test E-Mail, schließen Outlook und spielen mittels Nirsoft NK2Edit die zuvor gesicherten Autocomplete Einträge wieder ein.
Fertig
Sind alle Ordner erfolgreich synchronsiert, ist die Migration abgeschlossen!
Nacharbeiten
Bitte prüfen Sie einige Tage lang,über das Webmail Ihres vorherigen Anbieters, ob nicht noch Mails in das alte System zugestellt wurden. Außerdem empfielt sich es Ihren alten Anbeiter nun über die abgeschlossene Migration zu informieren, damit dieser auch das interne Routing der Domain am alten Exchange deaktiveren kann.
Nachwehen
In den ersten Wochen nach der Umstellung, kann es mitunter vorkommen dass eingehende E-Mails fälschlicherweise als Spam erkannt werden. Nutzen Sie die Whitelist Funktion des Spamfilters um diese Absender wieder freizuschalten oder kontaktieren Sie unseren Helpdesk.